Stadgar för Nordisk Etnologisk Folkloristisk Arbejdsgrupp (NEFA)

Målsättning och Struktur:

§ 1

NEFA (Nordisk Etnogisk Folkloristisk Arbejdsgrupp) är en organisation för studenter, forskarstuderande, forskare och andra personer som är eller har varit verksamma inom disciplinerna etnologi och folkloristik i Norden.
Organisationens bas bör dock bestå av studenter och forskarstuderande. Med Norden menas här Danmark, Färöarna, Grönland, Finland, Island, Norge och Sverige.
NEFA är paraplyorganisation för NEFAs lokalavdelningar vid de olika institutioner/institut i Norden där disciplinerna etnologi och/eller folkloristik är representerade.

§ 2

NEFAs målsättning är:

  • Att utveckla och samordna internordisk samarbete inom och mellan disciplinerna etnologi och folkloristik;
  • Att informera och öka kunskapen om aktuell forskning, samt om de nordiska institutionernas/institutens utbildningsstruktur och ämnesprofil.
  • Att främja forskningsinitiativ bland NEFA medlemmar;
  • Att medverka till att tydligöra och sprida erfarenheter från etnologers och folkloristers varierande verksamhetsområden, traditionella såval som nya;
  • Att vidga samarbetet med länder utanför Norden inom disciplinerna etnologi och folkloristik.

§3

Målsättningen ovan kan förverkligas genom att:

  1. sträva efter en organisationsform som, genom att i möjligaste mån använda sig av den skandinaviska språkgemenskapen, förmedlar kontinuerliga kontakter mellan NEFAs lokalavdelningar, utskott och sekretariat;
  2. utge tidskrifter, bibliografier och andra publikationer;
  3. anordna seminarier, symposier, kurser, föreläsningar och exkursioner.

Medlemskap:

§4

Enskilt medlemskap kan vinnas av studerande, färdigutbildade och andra personer som vill verka för NEFAs målsättning. Medlemskap erhålls genom inval i något av NEFAs utskott eller sekretariat. Inval av medlemmar i utskotten sker vid NEFAs representantskapsmöte (se §20). Medlem vinner dock rättigheter såsom rösträtt etc. Först på närmast följande representantskapsmöte efter det möte som inval skett.

Regler för medlemskap i arbetsutskott regleras i respektive utskotts arbetsordning (se §25).

§5

Medlem i NEFA skall vara medlem i en NEFA lokalavdelning (om sådan exsiterar) på en ort medlemmen har anknytning till. Medlemskap i lokalavdelning regleras i respektive lokalavdelnings stadga.

§6

Enskild medlem som motarbetar NEFAS målsättning kan uteslutas av representantskapsmötet. Beslut om uteslutning skall ske om 2/3 röstöverikt föreligger.

Lokalavdelingar:

§7

lokalavdelningar inom NEFA kan upprättas via varje institution/institut i Norden där någon av disciplinerna är representerad. Lokalavdelning kan bildas av en eller flera personer som på orten verkar för NEFA. Personer från olika institutioner/institutter på samma ort kan bilda gemensam avdelning. Lokalavdelningarna svarar själva för sin verksamhet.

§8

Representantskapsmötet beviljar ny lokalavdelning medlemskap efter skriftlig ansökan därom. Prövning av huruvida inträsessökande bör beviljas medlemskap sker, sedan ansökans formella giltighet prövats och godkänts, mot denna stadgas bestämmelse om NEFAs målsättning och struktur.

§9

Lokalavdelning får ej ha en stadga vars innehåll strider mot vad som stadgas i §1,2 og 3

§10

Lokalavdelning inom NEFA är skyldig att lojalt rätta sig efter de beslut som i stadgeenlig ordning fattas av NEFAs representantskapsmöte.

§11

Lokalavdelning som enligt sekretariatets mening motartetar NEFAs målsättningsyften skall av sekretariatet tilrättavisas, och varslas om att den kan fråntas sina rättigheter som lokalavdeling.
Finner representantskapsmötet att loaklavdelningen motarnetar NEFAs målsättning, kan representantskapsmötet utesluta den felande lokalavdelingen. Beslut om uteslutning skall ske om 2/3 röstövervikt föreligger.

Representantskapsmötet:

§12

NEFAs högsta beslutande organ är nordiska representantskapsmötet. Representantskapsmötet skall verkställa erforderliga val och granska sekretariatets och NEFAs olika utskotts verksamhet, dra upp riktlinjer för verksamheten och i övrigt utöva de befogenheter varom föreskrivs i denna stadgar. Denna verksamhet verkställs av enskilda medlemmar, arbetsutskott, sekretariat och lokalavdelningar.

§13

NEFAs representantskapsmöten är offentliga.

Yttrande-, förslags-, och rösträtt vid NEFAs representantskapsmöten tilkommer NEFAs enskilda medlemmar. Varje närvarande mellem tilkommer en röst vid representantskapsmötet. Varje lokalavdeling närvarande eller ej tilkommer en röst, som utövas skriftligt vid representantskapsmötet. Lokalavdeling som är förhindrad att närvara vid representantskapsmötet kan skriftligen rösta på frågor som är upptagna på dagsordningen med beslutsförslag. Enskild medlems rösträtt får ej utövas genom fullmakt.

Yttrande- och förslagsrätt tilkommer även närvarande lokalavdelingsmedlemmar som ännu ej invalts i något av NEFAs utskott.

Representantskapsmötet äger rätt för viss fråga adjungera annan person, som därmed erhåller yttrande- och förslagsrätt.

Om likhet i rösttal föreligger är NEFAs ordförandes röst avgörande.

§14

Alle frågor medtagna på utsänd dagsordning utom de som rör §21, 30 och 31 i stadgarna avgörs genom majoritetsbeslut med enkel majoritet. Om likhet i rösttal föreligger är NEFAs ordförandes röst avgörande ( se §13).

§15

Samtliga frågor på representantskapsmötet kan på enskild deltagares begäran avgöras genom sluten omröstning eller med röstprotokoll. Om bådå dessa begräran föreligger avg¨rs dennes fråga genom öppet majoritetsval.

§16

Representantskapsmötet har behörighet att fatta beslut då ordföranden och representanter för minst tre lokalavdelningar och NEFAs fasta utskott är närvarande och att minst tre av de nordiska länderna är representerade. Frågor som berör §6, 11, 30 och 31 kan dock endast behandlas om de är med på utsänd dagordning.

§17

Representantskapsmötet sammenträder normalt två gånger varje år dock minst en gång om året.

Minst tre lokalavdelningar eller 10 enskilda medlemmar representerande minst två av de nordiska länderna har tilsammans rätt att begära sammenkallning av extra representantskapsmöte tillkommer även NEFAs sekreatriat och revisorer. Extra representantskapsmöte skall hållas inom fem veckor från det att begäran därom inkommit till sekretariatet.

§18

NEFAs ordförande eller av denna utsedd person kallar till årsmöte och representantskapsmöte. Kallelsen och förslag till dagordning skall sändas till lokalavdelningar, utskottsordföranden, revisorer och övriga sekretariatsmedlemmar senast fem veckor före mötet.

Skriftlig kallelse till extra representantskapsmöte skall utgå till lokalavdelningar, utskottsordföranden, revisorer och övriga sekretariatsmedlemmar senast två veckor innan mötet. Sekretariatet är skyldig att kontrollera att kallelsen är mottagen.

§19

Värdskapet för representantskapsmötet skall cirkulera mellan de aktiva lokalacdelningarna inom de nordiska länderna.

§20

På ordinarie representantskapsmöte skall följande punkter behandlas:

  1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare.
  2. Godkännande av kallelsen till mötet och mötets beslutmässighet.
  3. Godkännande av föredragningslista.
  4. Godkännande av föregående mötesprotokoll.
  5. Presentation av mötesdeltagarna.
  6. Muntlig redogörelse för: a) Sekretariatets verksamhet. b) InfoDoks verksamhet. c) Kursutskottets verksamhet. d) Tidskriftsutskottets verksamhet. e) Ev. Övriga utskotts verksamhet.
  7. Muntlig redogörelse för lokalavdelingarnas verksamhet.
  8. Val av medlemmar till arbetsutskotten: a) InfoDok b) Kursutskottet c) Tidskriftsutskottet d) Ev. övriga frågor
  9. Ev. övriga frågor.
  10. Fastställande av datum och plats för nästa möte.

Årsmötet:
Det förste representantskapsmötet varje år är också NEFAs årsmöte:

På årsmötet skall följande punkter behandlas:

  1. Val av mötesordförande, mötessekreterare och två protokolljusterare.
  2. Godkännande av kallelsen till mötet och mötets beslutmässighet.
  3. Godkännande av föredragningslista.
  4. Godkännande av föregående mötesprotokoll.
  5. Presentation av mötesdeltagarna.
  6. Redogörelse för: a) Sekretariatets verksamhetsberättelse och ekonomiska rapport. b) InfoDoks verksamhetsberättelse och ekonomiska rapport. c) Kursutskottets verksamhetsberättelse och ekonomiska rapport d) Tidskriftsutskottets verksamhetsberättelse och ekonomiska rapport e) Ev. Övriga utskotts verksamhetsberättelse och ekonomiska rapport.
  7. Revisorernas berättelse.
  8. Beslut om sekretariatets och utskottens ansvarsfrihet.
  9. Redogörelse för lokalavdelingarnas verksamhet.
  10. Val av NEFA-sekretariat vid varannat årsmöte: a) Ordförande b) Viceordförande c) Kassör d) Sekreterare e) Ev. övriga sekretariats medlemmar Mandatperioden för sekretariatet är två år.
  11. a) Val av en revisor. Mandatperioden är två år. b) Val av en revisorsuppleant. Mandatperioden är två år.
  12. Val av valberedning.
  13. Val av medlemmar till arbetsutskotten: a) InfoDok b) Kursutskottet c) Tidskriftsutskottet d) Ev. övriga frågor
  14. Ev. övriga frågor.
  15. Fastställande av datum och plats för nästa möte.

Motionsrätt

§21

Förslag till beslut eller frågor som skall behandlas på representantskabsmötet kan göras av varje enskild NEFA-medlem eller lokalafdeling. Sådant förslag skall vara skrifteligt tillhanda senast sex veckor före mötet för at komma med på dagsordningen. Representantskabsmötet har skyldighet att behandla alla indkomna skrivelser.

Skrivelser indkomna till sekretariatet senera än sex veckor före mötet och frågor som väcks på mötet, kan behandlas på representantskabs mötet där så besluttes med mindst 2/3 majoritet av närvarende röstberettigede. Beslut i dessa frågor skall ske med mindst 2/3 majoritet. Frågor rörende §30 och §31 undtages (se § 16).

Sekretariatet

§ 22

Sekretariatet består av ordförande, vice ordförande, kassör og sekreterer (se § 24) och eventuella övriga sekretariatsmedlemmer, dock högest 9 personer. I det fall NEFAs ordförende är frånvarande vid sammankallat möte eller av någon anledning är förhindrad att fullgöra sina plikter, indträder vice ordförande i dennas ställe. Är ordförandes hinder långvarig eller varaktig natur indträder vice ordförande i dennas ställe till na¨rmast följande representantskabsmöte då val av ny ordförande skall förrättas.

Sekretariatet väljs på årsmöte (se §20). Mandatperioden är två år. Sekretariatsfunktionen skall cirkulera mellan Danmark, Finland, Norge och Sverige. Ordförande och vice ordförande veljs från olika nordiska länder,varav en av dessa skall kunna tala finska. Ordförande, kassör och sekretere väljs från samma land.

§ 23

I överensstämmelse med dessa stadgar och representantskapsmötets beslut handhar sekretariatet den omedelbara ledningen av NEFAs verksamhet. Sekretariatet utgör mellan representantskapsmötena NEFAs högsta beslutande organ och utövar därvid i brådskande fall representantskapsmötets befogenheter. Dette bör, om möjligt, ske i samråd med ledningen för berörda arbetsutskott. Beslut fattade på detta sätt skall behandlas av na¨rmast följande representantskapsmöte.

Det åligger Sekretariatet, utöiver vad som i övrigt stadgas, att:

Berede ärenden som skall behandlas av representantskapsmötet;
Uprätta dagordning för representantskapmötet;
Verkställa representantskapmötets beslut;
Uprätta verksamhetsberättelse samt resultat- och balansräkning avseende förgående verksamhetsår och förelägga dette för NEFAs representantskaps höstmöte;
Att representera NEFA och NEFAs interessen gentemot institutioner, organisationer och andra instanser som är av interesse för NEFA.

§ 24

Sekretariatet bör sammanträda regelbundet och mindst 10 gånger om året. Protokoll eller minnesanteckningar från sekretariatsmöten skall tillställas ordförande i NEFAs utskott inom fem veckor efter att mötet avhållits. Beslut av viktigare karaktär skall meddelas NEFAs alla lokalavdelingar snareast möjligt.

Arbetutskott

§ 25

Faste utskot inom NEFA är InfoDok, Kursusutskottet och Tidskriftutskottet. Utskotten skall kontinuerligt verka för att upfylla NEFAs målsätning. Utskottsmedlemmarna väljs på repräsentantskapsmötet (se § 20). Utskotten utser själva sina respektive ordförande vilka a¨r ansvariga inför representantskapsmötet när det gäller utskottens verksamhet. Andra utskott kan bildas efter beslut på representantskapsmöte.

Vid utskottets sammansätningskall en relativt jämn fördeling mellan de nordiska länderna eftersträvas.

Varje utskott inom NEFA skall ha en arbetsordning som reglera utskottets arbete. Utformningen av arbetsordningen åligger utskottets ledning och den bör utformas efter praxis. Arbetsordning eller ändring av arbetsordning skall godkännas av representantskapsmötet.

Varje utskottsordförande har rätt att teckna firma om utskottens svarar för en ekonomi.

Arvoden, ersättningar

§ 26

NEFA är en ideell organisation och verksamheten baseras på frivilligt arbete. I enstaka fall kan dock en viss kompensation ges vid extra tungt eller långvarigt arbete. Eventuella ersättningar regleras utifrån sekretariatats ochutskottens arbetsordningar.

Ekonomi

§ 27

NEFAs verksamhetsår är 1. juli till 30 juni.

Ordförande, vice ordförande, kassör eller annan person som valts av representantskapsmöte har rätt att tckna firma, dock ej enskilt utan minst två i förening.

Revision – NEFAs revisionsordning

§ 28

  1. Den interna revisionen skall omfatta sekretariat ochalla andra räkenskapsförande utskott och grupper.
  2. Revisionen omfattar en grundläggende intern kontroll av att räkenskaperna är korrekt förda och avslutade samt att de enskilda posterna är dokumenterade och att behållningen kvartsår.
  3. Revisionens syfte är att ge en oparisk bedömning av om de ekonomiska medlen är använda på et riktigt sätt och om dessa är förvaltede ekonomiskt och effektivt.
  4. Räkenskaperna och dokumentatinen av de enskilda posterna skall genomgås i originalversion. Undantag från detta enligt punkt 5 i denna paragraf. Om det uppstår tveksamheter vad det gäller användet av medlem för enslilda poster, skall det biläggas räkenskaperna en berättelse om detta.
  5. Om räkenskapsförande utskott eller grupp är revisionspligtigt gentemot bidragsbeviljanda myngighet och ochså revideras av auktoriserad revisor, skall NEFAs revisorer endast granska om medlen är använda i enlighet med syftet och NEFAs målsätning. Vid denna revision kan kopior användar.
  6. Revisionen avslutas med en årlig revisionsberättelse. Den skall omfatta en förklaring om att räkenskaperna är reviderada och indehålla de upplysningar som revisorerne finder riktigt i förehållande till medles använding samt de anmärkningar eller forbehåll av väsenlig karaktär som revisionen gett anledning till.
  7. Revisionsberättelsen lämnas till respektive grupp, vilket i sin tur överlämnar revisionsberättelsen till repräsentantskapsmötet våren efter räkenskapsårets utgång.
  8. NEFA skall vid varje tillfälle ha två revisorer med var sin suppleant. Dessa väljas för en period av två år på så sätt att det väljar en ny revisor med suppleant ved varje årsmöte.
  9. De vada revisorerna skall i största möjliga utsträkning skifta mellan länderna.
  10. Revisorerna skall inte medverka i sekretariatet, utskott eller andra räkenskapsförende grupper samtidigt med revisionssyslan.

Ekonomisk ansvarsfrihet

§ 29

Fråga om ekonomisk ansvarsfrihet för NEFAs sekretariat samt utskott f¨r dess förvaltning och räkenskaper behandlas vid NEFAs påføljande årsmöte efter verksamhetsårets avslutning.

Stadgeändring

§ 30

Förslag till stadgeändring skall vara uppförd på utsänd dagordning för att kunna behandlas.

Representantskapsmötet kan besluta om ändring av stadgerna med 2/3 röstövervikt på två på varandra följande representantskapsmöten, med minst två månaders mellanrum.

Upplösning

§ 31

För att uplösa föreningen NEFA krävs beslut vid två på varandra följande representantskapsmöten med minst 6 månaders mellanrum. Vid båda mötena krävs 2/3 röstövervikt för att upplösningen kan gennemföras.

I händelse av NEFAs upplösning skall föreningens tillgångar fördelas enligt beslut på två på varandra följande representantskapsmöten. Fördelingen avgörs genom majoritetsbeslut med enkel majoritet.